Warum ein papierloses Büro sinnvoll ist
Ein Büro ohne Akten und Papier. Alle Dokumente online gespeichert und jederzeit von überall abrufbar. Ein papierloses Büro ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Vielmehr entwickelt es sich immer mehr zum Standard. Die Vorteile liegen auf der Hand. Zum einen benötigen Unternehmen keinen Lagerplatz mehr für Akten. Zum anderen sinken die laufenden Ausgaben für Papier, Drucker, Tinte und Toner. Gleichzeitig kommt ein papierloses Büro so auch der Umwelt zugute.
1) Die richtige Ordnerstruktur für ein papierloses Büro
Als erstes müssen bereits vorhandene digitale Dokumente zentral gespeichert werden. Gleichzeitig ist eine sinnvolle Ordnerstruktur unabdingbar. Die meisten Unternehmen setzen dabei ganz klassisch auf Haupt- und Unterordner. Die Hauptordner erhalten allgemeine Bezeichnung wie Rechnungen, Angebote, Kunden oder Mitarbeiter. Die Unterordner sorgen dann für eine detailiertere und verständlichere Aufteilung. Alle Dokumente werden zentral, d.h. auf einem Netzwerk-Laufwerk oder in einer Cloud gespeichert. Um die Datensicherheit eines papierlosen Büros zu wahren, sind tägliche Backups sinnvoll. Außerdem sollten die Zugriffsrechte einzelner Ordner jeweils nur an die Mitarbeiter ausgegeben werden, die darin gespeicherte Daten zwingend benötigen. Größere Unternehmen nutzen Dokumentenmanagementsysteme. Diese erleichtern die Verarbeitung digitaler Dokumente.
2) Digitale Kommunikation und papierloses Büro
Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist nur dann erfolgreich, wenn auch die zukünftige Kommunikation digital erfolgt. Dokumente und Nachrichten sollten den Kunden nicht mehr in Papierform übermittelt werden, sondern elektronisch. Das bedeutet auch, dass Angebote, Aufträge und Rechnungen per Mail an Kunden verschickt werden. Besonders bei Rechnungen muss dann auf die revisionssichere Archivierung, die eine nachträgliche Veränderung des Dokuments verhindert, geachtet werden. Konsequenz ist nötig. Alle Dokumente sollten digital erstellt und nicht mehr ausgedruckt werden. Zusätzlich sollte das Unternehmen auch seine Kunden darauf hinweisen, dass die Kommunikation zukünftig auf digitalen Wege erfolgen soll.
3) Digitalisierung vorhandener Papierdokumente
Bereits vorhandene Papierdokumente müssen eingescannt und abgespeichert werden. Ein sehr zeitaufwendiger Vorgang. Scanner mit Volltexterkennung sind am besten zur Digitalisierung von Dokumenten geeignet, da sich Stichwörter später schneller wiederfinden lassen. Sind die Dokumente eingescannt muss ein aussagekräftiger Name vergeben werden. Die Bezeichnung sollte eine Suche erleichtern. Besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumente sollte diese unbedingt eingehalten werden.
Der Bund fördert Digitalisierung für KMU
Die Bundesregierung fördert umfassend die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen. Das Förderprogramm go-digital bietet Zuschüsse von bis zu 50 Prozent für Beratungsleistungen durch autorisierte Dienstleister. KMU aller Branchen können so besonders günstig ihre Systeme modernisieren und ihre Prozesse optimieren.
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